成功の効率化: HubSpot で連絡先を結合する方法に関するステップバイステップ ガイド

公開: 2023-11-21

HubSpot の連絡先リストが、重複した野生のジャングルに似ていると感じたことはありませんか?

研究とテストへの冒険的な旅を経て、私たちは HubSpot の結合機能を使用して連絡先を整理する背後にある魔法を解明しました。

重要なポイント

  • HubSpot で連絡先を統合すると、企業は連絡先リストをクリーンアップしてデータの一貫性を確保し、より効果的なマーケティング キャンペーンにつながります。
  • HubSpot でコンタクトを管理するためのその他の戦略には、タグ付け、カスタムフィールドの使用、セグメンテーション、フィルタービュー、データインポート、定期的なクリーンアップ、トレーニングなどがあります。
  • HubSpot に統合する前に、重複する連絡先を特定することが重要です。 ベスト プラクティスには、主連絡先を選択するときに不整合を調整し、データの整合性を優先することが含まれます。
  • 連絡先を結合するためのステップバイステップのガイドには、主連絡先の選択と結合プロセスの開始、結合が正確であるかどうかのレビューと確認が含まれます。
  • HubSpot でコンタクトを統合した後、一貫性を維持するためにキャンペーンとワークフローを更新することが重要です。 電子メールの購読を管理すると、統合された連絡先との効果的なコミュニケーションが保証されます。
  • 代理店は、データの整理に関する専門知識や連絡先を統合するためのベスト プラクティスに関するトレーニングを提供することで、HubSpot を効果的に管理するための貴重な支援を提供できます。

HubSpot での連絡先の結合について

HubSpot での連絡先の結合は、企業がデータを合理化し、CRM システム全体の一貫性を確保するのに役立つ強力なツールです。

利点

HubSpot で連絡先を統合すると、多くの素晴らしい特典が提供されます。 レコードをクリーンアップし、余分なものを削除します。 これにより、クリーンで使いやすいデータが残ります。 すべての情報が 1 か所に確実に保管されるため、紛失したり見落とされたりすることはありません。

これは、正確で完全なデータに基づいて、より適切な意思決定を行うのに役立ちます。 さらに、広範囲にわたる情報を検索する際の混乱を軽減できるため、時間を節約できます。

マーケティング キャンペーンへの影響

HubSpot で連絡先を統合すると、マーケティング キャンペーンに役立ちます。 ターゲットとなる見込み客の明確なリストが得られます。 各リードとブランドとのやり取りをすべて確認できます。 彼らの好きなものと嫌いなものが明確にわかります。

これにより、的を射たターゲットを絞ったメッセージの作成が容易になります。 その結果、電子メール、広告、プロモーションの効果がさらに高まります。

代替の連絡先管理戦略

HubSpot で連絡先を処理する他の方法をいくつか共有したいと思います。 これらのオプションを使用すると、データをクリーンで使いやすく保つこともできます。

  1. タグ付け: タグを使用して連絡先を並べ替えたり、検索したりできます。
  2. カスタムフィールド: ニーズに合ったフィールドを作成します。 固有の情報を保存するために使用します。
  3. セグメンテーション: 共通の特徴に基づいて連絡先をグループに分割します。
  4. フィルタービュー: フィルターを設定して、特定の時間に必要な連絡先のみを表示します。
  5. データのインポート: 重複を避けるために注意して他のシステムから連絡先データを取り込みます。
  6. 定期的なクリーンアップ: 数週間または数か月ごとに時間を確保して、古い連絡先、役に立たない連絡先、または重複した連絡先を削除します。
  7. トレーニング: チームが HubSpot の連絡ツールの最適な使用方法を理解していることを確認します。

連絡先の結合の準備

HubSpot で連絡先を統合する前に、重複する連絡先を特定し、ベスト プラクティスに従うことが重要です。 連絡先管理プロセスを効率化して成功させる方法については、以下をお読みください。

重複した連絡先の特定

連絡先が重複すると混乱が生じ、貴重な時間が無駄になる可能性があります。 HubSpot の連絡先データベースを効果的に合理化するには、重複する連絡先を特定して統合することが重要です。 このプロセスに役立ついくつかの手順を次に示します。

  1. HubSpot CRM を使用する: HubSpot の組み込み CRMを利用して、重複する連絡先を簡単に特定します。 CRM には、さまざまなデータ ポイントに基づいて潜在的な重複を認識するスマート マッチング アルゴリズムが備わっています。
  2. 高度な検索フィルターを利用する: 電子メール アドレス、名前、役職、会社などのフィルターを使用して検索を絞り込み、重複する可能性のあるものをより効率的に特定します。
  3. コンタクト リストのエクスポート: HubSpot からコンタクト リストをエクスポートし、Excel や Google スプレッドシートなどの外部ツールを使用して比較します。 これは、CRM が見逃した可能性のある重複を特定するのに役立ちます。
  4. 手動エントリを確認する: HubSpot に連絡先を手動で入力した場合は、これらのエントリに漏れが生じている可能性のある重複がないか特に注意して確認してください。
  5. サードパーティ統合を活用する: 重複排除に特化したサードパーティ ツールを HubSpot と統合することを検討してください。 これらのツールは、重複する連絡先を特定して結合するプロセスを自動化するのに役立ちます。
  6. データベースを定期的に監査する: 連絡先データベースを定期的に監査して、時間の経過とともに発生する可能性のある新たな重複を検出することが重要です。

ベストプラクティス

HubSpot での連絡先統合プロセスを確実に成功させるためのベスト プラクティスをいくつか示します。

  • まず、連絡先データベースを徹底的に確認し、重複する連絡先を特定します。
  • 名前や電子メール アドレスの不一致など、連絡先情報の不一致を調整するために時間をかけてください。
  • 重複と結合する主連絡先を選択するときは、データの整合性と正確性を優先してください。
  • HubSpot の自動化機能を利用して、結合プロセスを合理化し、時間を節約します。
  • 意図しない変更や削除を避けるために、マージを確認する前にすべてのフィールドとデータを再確認してください。
  • 連絡先を統合した後、マーケティング キャンペーンとワークフローを更新して、一貫性と関連性を維持します。
  • 統合された連絡先の電子メール サブスクリプションの管理に注意して、連絡先が適切な通信を受信できるようにしてください。
  • CRM の管理と連絡先の結合の最適化において専門家の支援を受けるために、 HubSpot 代理店と提携することを検討してください。

ビジネスに合わせて HubSpot を最適化したいと考えていますか? 改善方法については、こちらをご覧ください。

HubSpot で連絡先を結合する方法: ステップバイステップガイド

包括的なステップバイステップガイドを使用して、HubSpot で連絡先をシームレスに結合する方法を学びましょう。 連絡先管理プロセスを合理化し、マーケティング キャンペーンを強化して最大限の成功を目指します。

主要連絡先の選択

HubSpot で連絡先を統合するには、最初のステップはプライマリ連絡先を選択することです。 プライマリ連絡先は、結合後にメインのレコードとして保持したい連絡先です。 この連絡先は他の重複レコードからのすべての情報を保持するため、賢明に選択することが重要です。

どの連絡先をプライマリとして選択するかを決定する際には、データの完全性、エンゲージメント履歴、正確さなどの要素を考慮してください。 適切な主連絡先を選択することで、統合されたレコードに、効果的なマーケティング キャンペーンと合理化された連絡先管理に必要な最新の関連情報が確実に含まれるようになります。

マージプロセスの開始

HubSpot でマージプロセスを開始するには、次の簡単な手順に従います。 まず、メインの記録として保持したい主な連絡先を選択します。 これは、一貫性を維持し、データの混乱を避けるために重要です。

次に、HubSpot アカウントの連絡先セクションに移動し、結合する重複した連絡先を検索します。 見つけたら、名前の横にある「結合」ボタンをクリックします。

HubSpot は、マージを確認して確認するためのいくつかのプロンプトを案内します。 メモや取引の関連付けなど、このプロセス中に失われた情報を注意深く確認することが重要です。

選択に自信が持てたら、「結合を確認」をクリックすると、HubSpot がレコードを自動的に更新します。

マージのレビューと確認

プライマリ連絡先を選択し、HubSpot で統合プロセスを開始したら、統合を確認して確認することが重要です。 この手順により、両方の連絡先からのすべての情報が正確に結合されます。

重要なデータが欠落していないか、重複していないかをもう一度確認してください。 矛盾する詳細や古い情報など、矛盾がないか注意してください。 マージを慎重にレビューして確認することで、HubSpot のコンタクトレコードの整合性と一貫性を確保できます。

マージ後のタスクの処理

HubSpot で連絡先を統合した後、キャンペーンとワークフローを更新して、すべてのマーケティング活動全体の一貫性と正確性を確保することが重要です。 さらに、顧客との効果的なコミュニケーションを維持するには、電子メール購読の管理を優先する必要があります。

キャンペーンとワークフローの更新

HubSpot で連絡先を統合した後にキャンペーンとワークフローを更新するには、次の手順に従います。

  1. 統合された連絡先によって影響を受けるキャンペーンとワークフローを確認して特定します。
  2. これらのキャンペーンやワークフローで使用される連絡先リストまたはセグメントを更新して、結合された連絡先を反映します。
  3. 連絡先情報の変更を考慮して、キャンペーンおよびワークフロー内のパーソナライゼーションまたは条件付きロジックを調整します。
  4. 更新されたキャンペーンとワークフローをテストして、正しく機能していることを確認します。
  5. これらのキャンペーンとワークフローのパフォーマンスを監視して、必要な調整や最適化を行います。

電子メール購読の管理

HubSpot で連絡先を統合するときは、メールのサブスクリプションを管理することも重要です。 これにより、統合された連絡先が適切な電子メールを受信できるようになり、混乱が回避されます。 これを行うには、連絡先を結合する前に、各連絡先の電子メール設定を確認します。

統合したら、HubSpot のサブスクリプション設定を更新して、新しい設定を反映させます。 連絡先を統合した後に電子メールの購読を管理することで、視聴者との良好なコミュニケーションを維持し、今後も確実に関連コンテンツを受信できるようになります。

コンピューターのモニターを見ている 4 人、2 人が座っていて、2 人が立っています。

代理店の助けを借りて HubSpot 管理を理解する

HubSpot の管理は、特にプラットフォームを初めて使用する企業にとって、圧倒される場合があります。 そこで代理店の出番です。代理店は、HubSpot を効果的に管理するための貴重な支援と専門知識を提供できます。

代理店はプラットフォームとその機能について深い知識を持っているため、企業による HubSpot の使用の最適化を支援できます。

代理店の支援により、企業は自社のデータが整理されてクリーンになり、重複した連絡先や不一致を排除できるようになります。 これにより、CRM システムの整合性が維持され、正確なレポートと分析が保証されます。

代理店は、HubSpot のコンタクト管理機能を最大限に活用するための企業のトレーニングにおいても重要な役割を果たします。 これらは、連絡先の結合、カスタム オブジェクトの結合、会社/取引/チケットの結合などのベスト プラクティスを通じて組織をガイドできます。

さらに、代理店は、HubSpot を特定のビジネス ニーズに合わせて調整する際に、継続的なサポートとガイダンスを提供します。 プロセスの自動化でも、フィールドやワークフローのカスタマイズでも、代理店は業務を合理化し、HubSpot 内の効率を向上させるのに役立ちます。

全体として、代理店と提携することは、HubSpot を効果的に理解して管理する際に多大なメリットをもたらします。 データのクリーンアップからカスタマイズ オプションに至るまで、代理店は、社内チームに不必要なストレスや負担を与えることなく、この強力な CRM プラットフォームでの成功を推進する貴重な専門知識を提供します。

潜在的な課題と解決策

連絡先の結合に関する潜在的な課題の 1 つは、データ損失の懸念です。 ただし、HubSpot は包括的なバックアップ システムを提供しており、ユーザーは必要に応じてマージを元に戻すことができます。 さらに、同時にマージできる連絡先の数には制限がある場合がありますが、これは、大規模なマージを小さなバッチに分割することで克服できます。

データ損失の懸念

HubSpot での連絡先の結合プロセス中に発生する可能性のある重要な懸念事項の 1 つは、データ損失の可能性です。 つまり、重複する連絡先を結合すると、貴重な情報が失われるリスクがあります。

ただし、このリスクは、慎重に予防策を講じ、ベスト プラクティスに従うことで最小限に抑えることができます。 必要なデータがすべて保持されていることを確認するために、マージを完了する前にマージを確認して確認することが重要です。

データを定期的にバックアップし、信頼性の高いバックアップ システムを導入することで、HubSpot でのコンタクトの結合中のデータ損失に関する潜在的な懸念をさらに軽減できます。

マージを元に戻す

HubSpot で連絡先を結合するときに間違いを犯した場合でも、心配する必要はありません。 マージを元に戻すことができます。 その方法は次のとおりです。

  1. マージ後に作成された連絡先レコードに移動します。
  2. 連絡先レコードの上部にある [履歴] タブを探します。
  3. 「すべてのアップデートを表示」リンクをクリックします。
  4. 更新プログラムのリストで、「[連絡先名] を統合します」と表示されている更新プログラムを見つけてクリックします。
  5. 画面の右側に、「結合を元に戻す」オプションが表示されます。 クリックして。
  6. 「はい」をクリックして、結合を元に戻すことを確認します。

結合できる連絡先の数の制限

HubSpot で結合できるコンタクトの数には制限があります。 プラットフォームでは連絡先の結合が可能ですが、一度に結合できる連絡先の数には上限があることに注意することが重要です。

この制限は、CRM システムの安定性とパフォーマンスを確保するのに役立ちます。 したがって、連絡先を統合するときは、この制限を必ず認識し、それに応じて計画を立ててください。 多数の連絡先を同時に結合するのではなく、小さなバッチに分けて結合することをお勧めします。

そうすることで、潜在的な問題を回避し、マージ プロセス全体をスムーズに行うことができます。

HubSpot の連絡先管理機能

カスタムオブジェクトのマージや会社、取引、チケットのマージなど、HubSpot の高度なコンタクト管理機能が CRM の合理化とデータの整合性の維持にどのように役立つかをご覧ください。

連絡先を効果的に管理する際の HubSpot の可能性を最大限に引き出すには、詳細をお読みください。

カスタムオブジェクトの結合

HubSpot でのコンタクトの結合プロセス中に、カスタム オブジェクトを結合するオプションもあります。 これは、統合したい連絡先に関連する追加のデータやフィールドがある場合に特に便利です。

会社の詳細やチケット履歴などのカスタム オブジェクトを結合することで、すべての関連情報を 1 つのまとまったレコードに結合することができます。 これにより、連絡先管理が簡素化され、データの整合性が向上します。

HubSpot のカスタマイズ可能な CRM 機能を使用すると、特定のニーズや好みに応じて統合エクスペリエンスを調整できます。

会社、取引、チケットの統合

HubSpot でのコンタクトの結合は、個々のコンタクトに適用されるだけでなく、CRM システム内の他の重要なレコードにも適用されます。 会社、取引、チケットのレコードを統合する際に考慮すべき重要なポイントをいくつか示します。

  • 会社の結合: 重複した会社レコードを 1 つの統合プロファイルに統合します。 これにより、社内のすべての関連連絡先の正確かつ最新の情報を確保できます。
  • 取引のマージ: 同じ商談に関連する複数の取引レコードを 1 つのエントリに結合します。 これにより、販売パイプラインの管理が合理化され、取引の全体的な進捗状況がより明確に把握できるようになります。
  • チケットのマージ: 重複したサポート チケットを 1 つにマージし、顧客からの問い合わせと問題解決の包括的な履歴を維持します。 これにより、顧客のニーズをより適切に追跡および分析できるようになります。

CRM のカスタマイズとエクスペリエンスの調整

次に、CRM のカスタマイズと、ニーズに合わせて HubSpot のエクスペリエンスを調整する方法について説明します。 HubSpot の優れた点の 1 つは、CRM を柔軟にカスタマイズできることです。

フィールド、レイアウト、ワークフローをカスタマイズして、独自のビジネス プロセスに合わせることができます。 これにより、組織にとって最も重要な特定の情報を取得できるようになり、データの一貫性を確保するのに役立ちます。

CRM のカスタマイズを使用すると、チーム メンバーや顧客向けにパーソナライズされたエクスペリエンスを作成できます。 関連情報を一目で表示するカスタム ビューを設定すると、営業担当者やカスタマー サービス エージェントが必要なものをすぐに見つけやすくなります。

インターフェイスとワークフローを好みの作業方法に合わせて調整することで、効率が向上し、全員が同じ認識を共有できるようになります。

さらに、HubSpot での CRM カスタマイズを通じて、ビジネス運営に不可欠な他のツールやプラットフォームを統合することもできます。 これにより、システム間のシームレスなデータ フローが可能になり、手動による回避策や重複した入力エラーが排除されます。

結論として、HubSpot の CRM カスタマイズ機能を活用することで、ワークフローを最適化し、チーム内のコラボレーションを強化し、従業員と顧客によりカスタマイズされたエクスペリエンスを提供できます。

男性は机に座り、コンピューターのモニターを見ながら微笑んでいた。バック グラウンドでのホワイト ボード上のグラフ。

結論

結論として、HubSpot で連絡先を統合することは、成功を効率化する強力な方法です。 重複レコードを排除し、データの一貫性を維持することで、企業はマーケティング キャンペーンと全体的な効率を向上させることができます。

提供されているステップバイステップのガイドとマージ後のタスクのベストプラクティスに従うことで、企業はデータの整合性を確保し、HubSpot での連絡先マージのメリットを享受できます。

HubSpot マーケティングの詳細については、ここをクリックしてください。

よくある質問

1. HubSpot で重複する連絡先を統合するにはどうすればよいですか?また、それが重要なのはなぜですか?

  • HubSpot での連絡先の結合:

    • 連絡先ダッシュボードにアクセスする: HubSpot アカウントで、「連絡先」ダッシュボードに移動します。
    • 重複する連絡先を特定する: HubSpot の検索またはフィルターを使用して、類似または同一の情報を持つ重複する連絡先を特定します。
    • 選択して結合: 結合する連絡先を選択し、[アクション] をクリックして、[結合] を選択します。 プロンプトに従ってマージプロセスを完了します。
  • 重要性

    • 連絡先の統合は、クリーンで正確な CRM データベースを維持するために重要です。
    • これにより、コミュニケーションエラーを防止し、チームが各連絡先とのやりとりを統合的に把握できるようになります。
    • 全体的なデータ品質を向上させ、マーケティング、販売、顧客サービスの取り組みの有効性を高めます。

2. 必要に応じて、HubSpot での連絡先の結合を元に戻すことはできますか?

はい。HubSpot は、特定の時間枠内で連絡先の結合を元に戻すことができるようにすることで、安全策を提供します。 連絡先を結合すると、成功確認画面に「元に戻す」オプションが表示されます。 このオプションをクリックすると結合が元に戻り、元の連絡先が結合前の状態に戻ります。 ただし、このオプションは時間に左右されるため、マージを元に戻すには直ちに行動する必要があります。

3. HubSpot で連絡先を結合すると、関連データはどうなりますか?

HubSpot で連絡先を結合すると、プラットフォームは重複した連絡先のデータを 1 つのプライマリ連絡先レコードに統合します。 関連するデータは次のようになります。

  • プロパティ: 両方の連絡先からのデータがマージされ、競合する情報は特定のルールに基づいて解決されます。
  • エンゲージメント: 重複する連絡先に関連付けられたすべてのエンゲージメント (電子メール、通話など) が、主連絡先のレコードに結合されます。
  • 取引とチケット: 連絡先に取引やチケットが関連付けられている場合、これらのレコードもマージされます。

4. HubSpot で連絡先を結合する際の考慮事項やベストプラクティスはありますか?

HubSpot で連絡先を統合する場合は、次の考慮事項に留意することが重要です。

  • データを慎重に確認する: 結合する前に、重複する連絡先のデータを確認して、正確に統合されていることを確認します。
  • プライマリ連絡先の選択: プライマリ レコードとして機能する連絡先を指定します。 これは、結合されたデータを保持する連絡先です。
  • 変更を伝達する: 連絡先が営業チームまたはカスタマー サービス チームに関連付けられている場合は、統合プロセスを伝達して、全員が統合された情報を確実に把握できるようにします。
  • 連絡先を定期的に監査する : 定期的に監査を実施して、重複する連絡先を特定して結合し、CRM データの整合性を維持します。

これらのベスト プラクティスに従うことで、企業は HubSpot CRM をクリーンな状態に保ち、チームが正確で最新の情報を使用して作業できるようにすることができます。

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