Avantages SharePoint

Publié: 2022-12-06
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1 5 avantages que SharePoint peut offrir à une organisation
2 Qu'est-ce que Sharepoint ?
3 cours de formation SharePoint : où en obtenir un
4 Fonctionnalités de SharePoint
5 5 avantages de l'utilisation de SharePoint dans une organisation
5.1 Améliore le partage des tâches
5.2 Meilleure gestion et sécurité des données
5.3 Favorise la productivité
5.4 Gestion du site
5.5 Personnalisations faciles
6 Réflexion finale

5 avantages que SharePoint peut offrir à une organisation

SharePoint est désormais une plate-forme majeure pour la collaboration et la communication d'entreprise au sein des entreprises. Il a été lancé en 2001 et Microsoft a continué à publier de nouvelles versions depuis lors. Au fil du temps, de nombreuses entreprises ont commencé à utiliser SharePoint. Malgré la large acceptation, certains hommes d'affaires demandent encore ce qu'est le logiciel. Répondons à cette question fréquemment posée.

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Qu'est-ce que Sharepoint ?

SharePoint est une plateforme de collaboration Web de Microsoft. Il fait partie de la famille Microsoft Office et s'intègre à d'autres applications Microsoft comme Word, Excel, etc. Il est conçu pour aider les gens à travailler ensemble plus efficacement. SharePoint de Microsoft permet aux utilisateurs de partager des fichiers, de planifier des réunions et de créer de nouveaux documents dans un environnement Web sécurisé. Il fournit également des fonctionnalités de gestion de documents au niveau de l'entreprise. En conséquence, les utilisateurs peuvent stocker, suivre et organiser tous leurs documents commerciaux importants en un seul endroit.

Cours de formation SharePoint : où en obtenir un

SharePoint en ligne est inclus dans la suite Office 365. De nombreuses entreprises qui préfèrent conserver leurs données en interne pour des raisons de conformité ou de sécurité, bénéficient du logiciel car Microsoft fournit également une version sur site. Un navigateur Web est utilisé pour configurer SharePoint. La majorité de ses fonctionnalités sont fournies via une interface utilisateur Web (UI) et des applications Web.

SharePoint est utilisé pour gérer les analyses, créer et supprimer des sites, et activer et désactiver les fonctionnalités du produit. Il peut également manipuler le contenu et la structure du site, configurer les flux de travail de base et gérer le contenu. Comme tout autre logiciel Microsoft, SharePoint peut être assez difficile à maîtriser. Si vous voulez vous améliorer, le cours de formation SharePoint d'Acuity Training pourrait être un bon début, surtout si vous recherchez des certifications pour dynamiser votre portefeuille pour ces entreprises.

What Can be Expected from Microsoft SharePoint in 2023 | SharePoint Benefits

Fonctionnalités de SharePoint

  • Accessibilité des bibliothèques de documents : SharePoint offre des repères de page pour une navigation facile, des touches de raccourci pour diverses tâches, des mises à jour de progression de téléchargement, des lectures de légende améliorées et des mises à jour de documentation d'aide.
  • Partage de dossier : les utilisateurs peuvent inviter des participants, voir qui partage un dossier et accepter ou refuser les demandes d'accès.
  • Expérience sur les appareils mobiles : Une interface mobile tactile est également ajoutée, offrant aux utilisateurs une expérience plus contemporaine. La transition entre les vues mobile et PC est simple.
  • Interface utilisateur de navigation de SharePoint : elle comprend des mégamenus, qui s'affichent et s'affichent sur les appareils mobiles et de bureau et améliorent la navigation sur le site. Les raccourcis vers les pages Web dans SharePoint peuvent être fournis de manière native par les développeurs.
  • Serveur de projet : les gestionnaires de ressources peuvent demander des ressources les uns aux autres, et une fonction de carte thermique permet aux gestionnaires de voir où leurs ressources sont le plus fréquemment utilisées. Plusieurs chronologies peuvent également être créées par eux. Des capacités de sauvegarde et de restauration améliorées sont disponibles sur le serveur de projet Sharepoint.
  • Sécurité : il propose la co-création et l'enregistrement automatique des documents cryptés, les obstacles à l'information et l'expiration automatique de l'accès externe.
  • Site d'équipe : les sites d'équipe sont des endroits où les équipes peuvent collaborer sur des projets et échanger des informations de n'importe où. Un site d'équipe se compose d'un ensemble de pages Web similaires, ainsi que d'une bibliothèque de fichiers par défaut pour les fichiers, de listes pour la gestion des données et de composants WebPart personnalisables.
  • Yammer : La plate-forme de réseau social Yammer permet aux employés d'interagir dans l'environnement en ligne SharePoint via des flux sociaux personnalisables.
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5 avantages de l'utilisation de SharePoint dans une organisation

Les fonctionnalités de SharePoint sont incroyables. Diriger une organisation n'a jamais été aussi facile. Pour ceux qui se demandent pourquoi ils devraient utiliser SharePoint, voici quelques-uns des nombreux avantages :

Améliore le partage des tâches

Dans de nombreux cas, des équipes sont constituées pour des projets particuliers. Des projets comme la création d'un nouveau produit, la planification d'un événement, etc. Pour s'assurer que ces projets se déroulent parfaitement, le chef d'équipe doit allouer ces tâches aux membres de l'équipe. Avec SharePoint, le chef d'équipe peut rapidement configurer des tâches individuelles et les attribuer aux participants. En conséquence, les membres de l'équipe peuvent en apprendre davantage sur les tâches qui doivent être accomplies.

Les membres peuvent également suivre les tâches des autres membres de l'équipe. Parce qu'une tâche dépend souvent d'une autre, cela garantit une collaboration efficace et productive. En d'autres termes, dans certains cas, une tâche ne peut commencer tant que l'autre n'est pas terminée. Ces dépendances peuvent être clairement identifiées à l'aide de SharePoint

Meilleure gestion et sécurité des données

La lecture et la réponse aux e-mails peuvent occuper plus de la moitié des heures de travail d'un employé typique. Une quantité importante de temps est également consacrée au service client, aux rapports marketing, aux comptes rendus de présentation, etc. Organiser autant de données peut être une tâche difficile et chronophage ! Par conséquent, la gestion des données de votre entreprise ne doit pas être prise à la légère. Cependant, les autres employés qui n'ont pas enregistré ces données eux-mêmes ou les employés distants ne peuvent pas facilement localiser les données et les documents stockés sur le bureau. C'est là que SharePoint peut être utile.

Advantage and Disadvantage of SharePoint - SharePoint Benefits

Tout employé qui souhaite lire un rapport ou un document spécifique ou extraire des données peut le faire sans perdre de temps à parcourir des quantités massives de données inutiles. Le moteur de recherche de SharePoint permet une recherche et une récupération rapides des données. Cela facilite l'accès rapide aux informations ainsi que la recherche d'informations pertinentes à partir de grandes quantités de données stockées dans le système tout en réduisant le risque de perte de données. De plus, si votre entreprise utilise SharePoint Online, les employés autorisés peuvent accéder aux données souhaitées de n'importe où et à tout moment via une connexion Web. De plus, avec des fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification des utilisateurs, l'autorisation, le contrôle d'accès, l'audit et le cryptage, SharePoint garantit la sécurité de toutes les informations stockées dans le système.

Favorise la productivité

Comme indiqué précédemment, parcourir un grand nombre de dossiers pour trouver le document nécessaire peut être frustrant, chronophage et inefficace. Et vous devez savoir qu'il existe un lien direct entre le temps et la productivité. Cependant, lorsque vous consolidez tous vos documents sur une plate-forme SharePoint, vous pouvez trouver ce que vous cherchez en quelques clics de souris. Cela signifie que vos employés peuvent accéder à n'importe quelle information en peu de temps, peu importe la date à laquelle elle a été téléchargée. C'est la productivité !

Administration du site

SharePoint fournit une gestion de site centralisée grâce à laquelle les administrateurs peuvent gérer facilement les utilisateurs et les sites. En outre, il fonctionne bien avec d'autres applications, telles que les applications Microsoft Office, pour fournir une solution complète aux besoins de gestion de documents d'une organisation.

Personnalisations faciles

Les entreprises veulent des tableaux de bord et des menus personnalisés qui s'intègrent avec succès à n'importe quelle version de SharePoint. Les fonctionnalités de personnalisation du logiciel sont utilisées pour cela, avec l'aide d'une société de développement SharePoint. Il permet aux entreprises de disposer de plateformes simples, complètes et sans risque. Une société de développement SharePoint de premier ordre peut créer des applications personnalisées pour vous, ce qui implique que vos employés n'auront peut-être jamais à chercher d'outils pour terminer leur travail.

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Pensée finale

Depuis l'invention de SharePoint, les opérations quotidiennes des organisations ont été simplifiées. Microsoft SharePoint est utilisé par les entreprises pour créer des sites Web. Il peut être utilisé pour stocker, organiser, distribuer en toute sécurité et accéder aux informations à partir de n'importe quel appareil. Vous n'avez besoin que d'un navigateur Web comme Microsoft Edge, Chrome, Internet Explorer ou Firefox.